Hoe effectief te delegeren, betekent begrijpen dat het delegeren van taken en bevoegdheden een bepalend aspect is van de ‘baas’ zijn. Uit ervaring blijkt dat dit een vaardigheid is die veel ondernemers en managers niet hebben. Of het nu gaat om een gebrek aan delegatie, te veel delegeren, micromanagen, of de verkeerde mensen op de verkeerde plekken inzetten, het niet correct toewijzen van taken aan mensen kan leiden tot een disfunctionele werkomgeving.
Verantwoordelijkheid
Als baas over je eigen ‘werkplaats’, ben je verantwoordelijk voor het beslissen wie waar wordt geplaatst en wie wat doet. Een groot deel van de productiviteit en het moreel van jouw werkvloer zal afhangen van jouw vermogen om niet alleen te leiden, maar ook goed te leiden.
In de beginfase van een bedrijf zijn de rollen en taken waarschijnlijk wat meer vloeiend. Functiebeschrijvingen en -rollen zullen geleidelijk duidelijker worden naarmate het bedrijf meer gevestigd raakt en er een beter begrip ontstaat van wat er nodig is.
Degenen die reeds aanwezig waren tijdens deze beginfase zullen waarschijnlijk zeer bedreven en gemotiveerd zijn, gezien de omgeving waarin ze hebben moeten overleven. Je kent hun persoonlijkheden en je weet waar ze wel en niet in uitblinken. Nieuwere medewerkers die worden opgeleid voor een meer specifieke rol zullen niet het voordeel van die ervaring hebben, en dus kan het delegeren van taken aan deze mensen afhankelijk zijn van een aantal andere factoren dan waarvoor ze specifiek zijn opgeleid.
Als je niet zeker weet hoe je aan werknemers moet delegeren op momenten dat zij zich buiten hun specifieke rol moeten verplaatsen, zijn er een paar punten die je kunt volgen om de juiste persoon het best te ‘matchen’ met de juiste taak.
1) Azen op hun plaats
Je wilt dat jouw werknemers goed worden opgeleid in elk aspect van het werk. Maar wanneer de zaken intens zijn en je een enorme drukte tegemoet gaat, zul je iemand die minder vaardig is in bepaalde werkzaamheden onder die omstandigheden niet daarop inzetten juist om ze er beter in te laten worden. Nee, je haalt je sterrenwerkers naar voren en zet ze op de plekken waar ze het allerbeste in zijn. Bewaar de oefening voor later - wijs de werknemers waarvan je weet dat ze het beste zijn toe aan een bepaalde taak voor die functie en houd ze daar zo lang als nodig is. Het is belangrijk om taken te roteren als het bedrijf dat vereist, maar behandel jouw piekuren op een andere manier als dat nodig is. De meeste klantenservicetaken werken op deze manier; ze hebben een volledig vooraf opgesteld schema voor delegatie uitsluitend voor piekuren.
2) Pas persoonlijkheidstypes aan de baan aan
Als je de eigenaar of manager bent van een grotere onderneming met veel verschillende functies, kan het vinden van de beste mensen voor de taak wat lastiger blijken te zijn. Als je een bepaalde taak aan een persoon delegeert, helpt het om de taak af te stemmen op de kenmerken van de persoonlijkheid. Een verkoopklus onder hoge druk is beter geschikt voor een luidruchtige extraverte persoon, terwijl een bureauklus in een afgelegen kantoor, beter geschikt is voor een rustige, teruggetrokken persoon.
Sommige bedrijven gaan hier verder in en gebruiken persoonlijkheidstests om sollicitanten te screenen voordat ze ooit voor de baan worden aangenomen. Hoewel ze wel helpen om het verloop te verminderen, moet je er rekening mee houden dat een dergelijke test niets zegt over iemands competentie, temperament of aanpassingsvermogen. Het algemene persoonlijkheidsprofiel van een persoon heeft geen invloed op hun vermogen om te leren en een bepaalde rol op te bouwen; je zult er versteld van staan hoeveel mensen die in een verkoopbaan werken introvert zijn. Persoonlijkheid is een goed uitgangspunt, maar als je het de enige bepalende factor laat zijn bij het aannemen van iemand, loop je veel talent mis.
3) Houd de juiste afstand
Het vinden van de juiste balans tussen te veel en te weinig toezicht is een kunstvorm die jaren duurt om te ontwikkelen. Elke persoon is anders en elke taak heeft andere eisen. Over het algemeen geven mensen de voorkeur aan meer autonomie dan minder; een persoon micromanagen is infantiliserend en beledigend, en het suggereert dat ze niet vertrouwd kunnen worden in het uitvoeren van de meest basale taken. Maar omgekeerd, de meeste mensen die onder jou werken kunnen niet aan hun lot worden overgelaten zonder enige vorm van supervisie.
Een belangrijk onderdeel van delegeren is weten hoe te delegeren. Je kunt niet alles alleen uitvoeren en dat vereist dat je vertrouwen stelt in je werknemers om hun werk te doen zonder dat je naar ze kijkt. Naarmate je meer vertrouwd raakt met jouw team, krijgt je een beter idee van hoe zij zijn en hoe goed ze presteren bij verschillende taken. Ga uit van een positieve intentie en geef ze een zekere mate van vrijheid, maar zorg ervoor dat je de teugels aantrekt wanneer dat nodig is.